Blogparade „Zeigt her eure To-do-Listen!“

In der Blogparade „Zeigt her eure To-do-Listen!“ ruft Susann Merklein von Selbständig im Netz andere Blogger dazu auf etwas über ihr To-do-Listen zu erzählen. Mein Blog Notizbuchhelden existiert noch nicht lange, aber ich dachte mir, es wäre ein guter Einstieg, um meine Erfahrungen mit diesem Thema zu teilen. Die Themen To-do-Listen und Notizbücher passen wunderbar zusammen und ich würde mal behaupten, dass es der Haupteinsatzzweck von Notizbüchern ist, solche Listen zu pflegen.

Ich führe schon seit Ewigkeiten To-do-Listen, aber immer mit unterschiedlichen Notizbüchern, Offline sowie Online und immer nach anderen Methoden. Manchmal bereiten mir diese Listen Stress, erinnern sich mich doch immer wieder daran, dass ich etwas erledigen muss. In hektischen Zeiten sind sie eine Hilfe für mich, alles in Ruhe und geplant anzugehen.

Zur Orientierung bei dieser stellt Susann einige Fragen, auf die ich hier eingehen möchte:

Nutzt du eine To-do-Liste oder eine ganz andere Methode, um dir Dinge zu merken und deinen (Arbeits-)alltag zu strukturieren? Oder gehörst du zu den glücklichen Menschen, die sich einfach alles problemlos merken können?
Ja, ich nutze To-do-Listen. Seit Jahren begleiten mich diese Listen und ich habe schon viele Methoden und Werkzeuge ausprobiert. Mittlerweile habe ich mir eine eigene Methode angeeignet. Ich bin besonders von den Notizbuchregeln beeinflusst worden, dem Bullet-Journal und Getting Things Done (Gtd). Die Listen pflege ich Off- und Online. Ich behaupte auch mittlerweile von mir, alles was nicht in einer Liste landet, an das erinnere ich mich nicht mehr. Erhalte ich also Aufgaben auf Zuruf gehen die durch meinen Kopf wie Neutrinos durch die Erde.

notizen

Einsicht in die Listen: grün=mehrmals täglich, gelb: min. täglich, rot: alle paar Tage

Wie sieht deine To-do-Liste aus? Zeig uns ein Bild!
Ich habe einige Bilder meiner Listen gemacht, versucht sie schön zu arrangieren und es schick aussehen zu lassen. Aber ich muss ehrlich sagen, meine Listen haben einen Tagebuchcharakter und sind ein Journal meiner Aufgaben und Projekte. Aus diesem Grund fand ich es dann zu persönlich, sie mit den Inhalten hier abzubilden. Deshalb habe ich eine Grafik erstellt wie meine To-do-Listen-Methode im Moment ausschaut.
Wie man sieht habe ich mehre Eingangsmedien, in die Aufgaben eingehen können. Entweder arbeite ich diese Listen direkt ab oder sie wandern in meine Organisationswerkzeuge.

Bist du eher der Offline- oder Online-Typ?
Wie schon beschrieben, ich nutze beide Medien. Wie die Grafik zeigt, habe ich eine Mischung aus Off- und Online-Listen. Ich mag es Offline Notizen zu machen, meine Notizbücher zu fühlen und meine Aufgaben darüber zu organisieren. Dadurch erhalten die Bücher auch den Charakter eines Tagebuchs für mich. Online ist es für mich aber einfacher, es geht schneller und mir fällt es leichter meine Aufgaben zu überblicken. Manchmal denke ich aber auch, To-do-Listen Online zu pflegen ist eher Kontraproduktiv, weil die Listen schnell groß werden und es immer schwieriger wird, wichtige von unwichtigen Dingen zu unterscheiden. Offline-Notizen haben bei mir einen längeren Bestand.

Offline: Was genau nutzt du zum Aufschreiben deiner To-do’s?
Wenn es geplant vorgeht landen alle meine To-do’s in einem Leuchtturm1917 oder einem Atoma-Notizbuch. Ich bevorzuge das Format DinA5 mit einer karierten Linierung. Wenn mal keines davon zur Hand ist reicht mir ein leerer Zettel, der gerade griffbereit ist. Die Listen arbeite ich entweder direkt ab oder sie dienen als Eingangsbuch für meine Online-Listen. In Besprechungen oder auch unterwegs trifft man mich nur sehr selten ohne Notizbuch an.

Online: Welche Apps oder Online-Software nutzt du? Hast du schon mehrere genutzt
Auf dem Smartphone nutze ich Google Notizen. Die App nutze ich gerne und viel, weil sich schnell Notizen mit einer Benachrichtigung erstellen lassen. Dienstlich nutze ich RememberTheMilk (RtM). Die Anwendung begleitet mich schon seit Jahren und ich habe nie eine bessere kennen gelernt (die deutsche Alternative Wunderlist war nie eine Option für mich). Die Funktionsvielfalt von RtM ist sehr umfangreich: Notizen lassen sich in einer Zeile mit Termin, Priorität und Schlagwörtern eintragen. Smarte Listen helfen mir bei der Tages- und Wochenplanung und der Zähler, wie oft eine Aufgabe bereits verschoben wurde, zeigt deutlich, ob die Aufgabe überhaupt noch zu gebrauchen ist oder ob sie einfach weg kann. Nebenbei gibt es in RtM für mich eine Aufgabe, die täglich erscheint, und einfach nur „E-Mail“ heißt. Die sagt mir, dass ich die markierten E-Mails in Outlook, die für mich To-do’s enthalten, abarbeiten muss. Da gehe ich dann strikt nach Gtd vor. Entweder direkt erledigen oder in RtM einpflegen. Privat arbeite ich auch mit RtM. Zusätzlich pflege ich private To-do-Listen teilweise noch in Evernote.

Welche ist dein Favorit?
Offline: A5-Notizbuch von Leuchtturm1917
Online: RememberTheMilk

Wie wird bei dir ersichtlich, welche Aufgabe dringend ist und welche du noch aufschieben kannst? (Stichwort: Prioritäten)
Ich sichte meine Aufgabenlisten regelmäßig und bin mir im Klaren darüber, welche Aufgaben wichtig sind. Eigentlich nutze ich nur in RtM die Priorisierungsfunktion. Eher verfolge ich das Prinzip der umgekehrten Priorität. Ich priorisiere Aufgaben nicht als wichtig oder dringlich, sondern verschiebe Aufgaben, die nicht dringend sind, auf die nächsten Tage.

Setzt du dich durch to-do-Listen manchmal zu sehr unter Druck oder bringt dich erst deine to-do-Liste so richtig in Fahrt?
In meinem Job als Software Entwickler kann es schon vorkommen, dass es plötzlich stressig wird. Ein Server ist ausgefallen oder ein schwerer Bug lässt eine Webseite abstürzen, ein Kollege möchte am besten bis gestern einen Export aus der Datenbank haben oder das aktuelle Projekt wird auf einmal noch viel wichtiger. Es ist dann schwierig den Überblick zu behalten. In solchen Momenten nehme ich mir kurz Zeit und sortiere mich. In meiner RtM-Liste werden alle Aufgaben aufgeschoben und ein griffbereiter Zettel wird dann zu meiner Aufgabenliste für die aktuelle Stressphase. Meistens ist es zu Feierabend schon wieder ruhiger. Wenn es das nicht ist, nehme ich mir die Zeit und übertrage alle Aufgaben in RtM und plane sie dort.
In solchen Fällen fühle ich mich durch die Listen nicht unter Druck gesetzt, sondern sie geben mir Ruhe und ich kann alles geplant abarbeiten.
Es gibt aber auch Situation, wo sie mich auch unter Druck setzen. Man versucht sich auf ein kompliziertes Problem zu konzentrieren, wofür man etwas mehr Zeit benötigt. Dann kann eine volle Liste Druck bei mir erzeugen. In solchen Fällen nehme ich mir ebenfalls kurz Zeit und schaue meine Listen durch. Meistens arbeite ich dann kleine Aufgaben direkt ab. Der Rest wird aufgeschoben. Somit kann ich mich dann auf die eine Aufgabe konzentrieren.

Mein Fazit
To-Do-Listen geben mir einen Überblick über meine anstehenden Aufgaben und sie helfen mir, auch große Projekte über viele kleine Teitschritte zu erledigen. Sie zeigen mir, was ich geschafft habe und was noch ansteht. Ganz ohne werde wohl nie wieder leben. Das meine Methode so kompliziert wirkt hat auch damit zu tun, dass es mir Spaß macht, mich mit Methoden wie das Bullet Journal oder Getting Things Done auseinander zusetzen und diese auszuprobieren und zu kombinieren.

Zu guter Letzt drei Tipps, die mir sehr geholfen haben:
Listen führen hilft immer
To-do-Listen helfen generell, sich besser zu organisieren. Ob man nun eine bestimmte Methode verwendet oder Off- bzw. Online arbeitet. Entscheidend ist nur, dass man Aufgaben notiert und auf diese regelmäßig einen Blick wirft.

Iconwahl für Aufgaben
Ich finde es unschön Aufgaben nach der Erledigung einfach durchzustreichen, das verdirbt sofort den Tagebuchcharakter. Deswegen finde ich die Idee von den Notizbuchregeln so gut. Eine Aufgabe wird mit einem „-“ eingeleitet. Nach der Erledigung wird ein „+“-Zeichen daraus. Also aus Minus wird Plus.

Next action
Mir hat es sehr geholfen bei der Notierung einer Aufgabe den nächsten Schritt gleich mit in die Aufgabe zu schreiben. In GtD heißt das next action. Wenn ich mir also eine neue Aufgabe vornehme, weiß ich sofort, was als nächstes ansteht und kann direkt loslegen.

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